TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

ĐÁNH GIÁ NGOÀI KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC VIỆT NAM

 

Tháng 4 – tháng 6, 2007

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Liên hiệp Đảm bảo năng lực và chất lượng

Trung tâm Đảm bảo Chất lượng Giáo dục Quốc tế (Washington, D.C.)

Viện Khảo Thí Giáo Dục Hoa Kỳ (Princeton, New Jersey)

 

 

 

 

MỞ ĐẦU

Hướng dẫn này là tài liệu chính thức dành cho các thành viên đoàn chuyên gia đánh giá ngoài và các trường đại học trong quá trình đánh giá ngoài 8 (tám) trường đại học từ tháng 4 đến tháng 6 năm 2007.

Theo Nghị định số 14 ban hành năm 2005 của Chính phủ nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tất cả các trường đại học đăng kí kiểm định chất lượng sẽ được đánh giá ngoài theo 10 tiêu chuẩn và 53 tiêu chí. Được sự tài trợ của Ngân hàng Thế giới, dự án thử nghiệm Đại học 1 (HEP 1) đã được thực hiện trong 2 năm từ năm 2005 đến 2006. Trong giai đoạn này đã có 20 trường đại học Việt Nam viết báo cáo tự đánh giá theo các tiêu chuẩn và tiêu chí kể trên. Từ tháng 8 – tháng 12 năm 2006, 12 trong số 20 trường đại học kể trên cũng đã được thực hiện đánh giá sơ bộ. Tám trường Đại học còn lại sẽ được đánh giá từ tháng 4 đến tháng 6 năm 2007 và Hướng dẫn này là tài liệu chính thức sử dụng cho việc đánh giá.

Nghị định số 14 bao gồm cả việc thực hiện kiểm định chương trình và chất lượng trường đại học. Tuy nhiên mục đích của đánh giá sơ bộ chỉ là việc kiểm định chất lượng trường đại học. Ngoài ra, nghị định cũng nêu rõ các trường đăng kí kiểm định sẽ được công nhận đạt tiêu chuẩn theo Cấp độ 1 hay Cấp độ 2. Kết quả công nhận đạt kiểm định chất lượng có giá trị trong vòng 6 năm. Tuy nhiên trong thời gian này sẽ tiếp tục thực hiện lần kiểm định chất lượng tiếp theo.

Đơn vị thưc thực hiện việc đánh giá ngoài kiểm định chất lượng 8 trường đại học là Liên Hiệp Đảm bảo Năng lực và Chất lượng. Cơ quan này hoạt động dưới sự đồng quản lý của Viện Khảo Thí Giáo Dục Hoa Kì và Trung tâm Đảm bảo Chất lượng Giáo dục Quốc tế, đều có trụ sở tại Hoa Kì và nhiều hoạt động chuyên sâu trong hợp tác quốc tế về lĩnh vực kiểm định. Mọi câu hỏi, thắc mắc về nội dung tài liệu Hướng dẫn này xin gửi về địa chỉ sau:

 

Center for Quality Assurance in International Education

1001 North Fairfax Street, Suite 520

Alexandria, Virginia 22314 USA  (Metropolitan Washington, D.C.)

Phone: + 1 703 519 0992

Fax:      +1 703 519 0997

Email: lennm@cqaie.org

PHẦN I: TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ

Quá trình đánh giá ngoài 8 trường Đại học Việt Nam sẽ được thực hiện theo 5 giai đoạn:

            Giai đoạn 1: Thành lập nhóm chuyên gia đánh giá ngoài (tháng 2, 2007)

Liên hiệp Đảm bảo Năng lực và Chất lượng (gọi tắt là CQCA) sẽ thành lập nhóm chuyên gia đánh giá ngoài, bao gồm các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm đánh giá ngoài trong nước cùng với kinh nghiệm làm việc quốc tế để thực hiện việc đánh giá ngoài 8 trường Đại học. Các chuyên gia này đều có kiến thức và kinh nghiệm tham gia các khoá tập huấn trong nước và quốc tế. CQCA cũng sẽ tổ chức một khoá tập huấn ngắn hạn ngay trong quá trình thực hiện đánh giá ngoài.

Giai đoạn 2: Khảo sát sơ bộ các trường (tháng 4, 2007)

Đoàn chuyên gia sẽ thực hiện khảo sát sơ bộ từng trường Đại học trước khi tiến hành khảo sát đánh giá chính thức. Mục đích của khảo sát sơ bộ là:

1         Giới thiệu quy trình thực hiện đánh giá ngoài

2         Lập thời gian biểu và nội dung chương trình làm việc cho đợt khảo sát chính thức, trong đó nêu cụ thể thành viên nào của trường mà đoàn chuyên gia đánh giá ngoài muốn làm việc

3         Thống nhất về thời gian đoàn chuyên gia có thể đến trường khảo sát

Thành viên của trường đăng kí kiểm định cần tham gia vào đợt khảo sát sơ bộ: lãnh đạo cấp cao nhà trường ví dụ như Hiệu trưởng, Hiệu phó, Giám đốc trung tâm đảm bảo Chất lượng, Trưởng phòng, ban, khoa, bộ môn (bao gồm cả công tác giảng dạy và công tác quản lý)

 

 

 

Hướng dẫn các Trường đại học chuẩn bị cho đợt khảo sát đánh giá ngoài:

Các trường đại học đóng vai trò quyết định trong việc tối đa hoá lợi ích của đợt khảo sát. Đại diện của CQCA sẽ đảm bảo có 1 đại diện của trường (được gọi là Trưởng ban Thư kí) chịu trách nhiệm hỗ trợ đoàn chuyên gia đánh giá ngoài trong toàn bộ quá trình làm việc tại trường. Mỗi trường đại học phải cử một cán bộ, chẳng hạn như Chủ tịch ban Chỉ đạo, chuẩn bị hồ sơ tự đánh giá của trường để cung cấp cho đại diện của CQCA và đoàn chuyên gia đánh giá ngoài. Trưởng ban Thư kí của trường cần phải có:

1         Hiểu biết rõ về trường

2         Quyền quyết định, uy tín và ảnh hưởng tới việc lập và thay đổi lịch làm việc

3         Nhiệt huyết với công việc của trường

4         Quan tâm tới công tác kiểm định

5         Khả năng tiếp cận các nguồn dữ liệu của trường

Cán bộ phụ trách công tác chuẩn bị của trường có những trách nhiệm sau:

6         Phối hợp với đại diện của CQCA trong việc lên kế hoạch làm việc với trường và mời đại biểu tham gia các cuộc họp trong 3 ngày đoàn chuyên gia làm việc tại trường (xem lịch làm việc và nội dung chương trình phía dưới);

7         Gửi thông báo với tất cả các đại biểu của trường tham gia làm việc với đoàn chuyên gia;

8         Cung cấp lịch làm việc của đoàn chuyên gia tới tất cả các Phòng, ban,  liên quan trong trường;

9         Phổ biến đến các phòng ban rằng đoàn chuyên gia sẽ đến thực hiện đánh giá tại trường sau khi đã phân tích chi tiết hồ sơ tự đánh giá mà trường cung cấp. Mục đích của việc đánh giá chính là kiểm định kết quả tự đánh giá của trường.

10     Chuẩn bị các tài liệu liên quan, lập danh sách tài liệu và đặt sẵn trên bàn trong phòng họp;

11     Họp với đoàn chuyên gia đánh giá ngoài theo đúng lịch trình trong kế hoạch dưới đây

12     Ấn định thời gian họp giữa Trưởng đoàn đánh giá và Hiệu trưởng trường đại học có sự tham khảo trước ý kiến của Trưởng đoàn đánh giá

Tất nhiên, Trưởng ban Thư kí cần đề nghị sự hợp tác tích  cực từ tất cả các phòng, ban liên quan trong trường vì đoàn chuyên gia đánh giá ngoài đến trường theo thư mời của Bộ Giáo dục và Đào tạo do đó đây cũng chính là sự hợp tác đối với Bộ và trường.

Phòng họp. Để chuẩn bị cho đợt đánh giá ngoài chính thức, bên cạnh việc chỉ định cán bộ điều phối của trường, các trường đại học nên chuẩn bị một phòng họp riêng cho đoàn chuyên gia. Phòng họp cần được trang bị 2 máy tính, máy in, điện thoại, máy photocopy và các tài liệu bổ sung thông tin khác không nằm trong hồ sơ tự đánh giá của trường. Ngoài ra các trường cũng có thể cung cấp các tài liệu khác nếu thấy cần thiết cho việc đánh giá trường mình. Dưới đây là ví dụ một số tài liệu cần thiết:

1         Sơ yếu lý lịch của đội ngũ giáo viên, giảng viên của trường

2         Sơ yếu lý lịch của các cán bộ hành chính cao cấp

3         Thông tin cơ bản về thành viên của Hội đồng Quản trị của trường

4         Danh mục và Đề cương giáo trình của tất cả các khoá đào tạo trường đang tổ chức

5         Kế hoạch chiến lược của trường

6         Tài liệu và biên bản liên quan đến báo cáo tự đánh giá

7         Những tài liệu đã xuất bản về các chính sách của trường, bao gồm giáo trình trình cho sinh viên và khoa

8         Những tài liệu nghiên cứu hiện tại

Giai đoạn 3: Đánh giá ngoài chính thức (tháng 4/5, 2007)

Đoàn chuyên gia, bao gồm 5-7 thành viên, sẽ thực hiện đánh giá ngoài tại mỗi trường đại học trong vòng 4 ngày. Dưới đây là lịch làm việc chung sẽ áp dụng tại tất cả các trường đại học:

 

KẾ HOẠCH VÀ CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NGOÀI

 

Ngày 1   0800	Họp giữa các chuyên gia và Trưởng Ban Thư kí của trường để thống nhất lịch khảo sát cuối cùng , thảo luận bất cứ vấn đề thực tế nào (Toàn đoàn)	1/2 giờ
0830-0930	Họp với Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng	1giờ
0930 – 1030	Họp với nhóm chuyên trách soạn thảo tài liệu tự đánh giá của truờng	1  giờ
1030 – 1130	Họp với các trưởng khoa và Trưởng bộ môn (Toàn đoàn)	1 giờ
1130 – 1330	Đoàn ăn trưa nhẹ tại Phòng họp	2 giờ
1330 - 1500	Họp với cán bộ giáo viên (Toàn đoàn)	1 ½ giờ
1500 - 1630	Thăm các nguồn tài liệu học (Thư viện, phòng máy...) và khu Giáo dục thể chất	1 ½ giờ
1630-1700	Họp đoàn với sự có mặt của Trưởng ban Thư kí trường	1/2 giờ
Ngày 2   0800	Họp đoàn.  Gặp Trưởng ban Thư kí của trường thông qua lần cuối cùng chương trình hoạt động trong ngày	½ giờ
0830 – 1030	Họp với các Phó Hiệu trưởng, Trưởng các phòng ban (phu trách các vấn đề liên quan đến sinh viên, tài chính, trang thiết bị, công nghệ thông tin, cơ sở vật chất, quan hệ đối ngoại... ). Toàn đoàn.	2 giờ
1030  - 1130	Họp với 1 nhóm đại diện sinh viên (khoảng 20-30 người). Toàn đoàn.	1 giờ
1130 - 1230	Đoàn ăn trưa nhẹ với 10-15 cựu sinh viên và các nhà sử dụng lao động	1 giờ
1300 - 1630	Đoàn sẽ nghiên cứu tài liệu trong phòng họp và có thể sẽ cần gặp một số khoa hoặc cán bộ để thảo luận. Đoàn có thể muốn tham quan các lớp học. Trưởng ban Thư kí của trường cần có mặt đi cùng đoàn trong thời gian này	3½ giờ
1630 - 1700	Họp đoàn với sự có mặt của Trưởng ban Thư kí của trường, chỉ ra những thiếu hụt quan trọng dựa trên các minh chứng và thông qua lần cuối cùng chương trình của ngày làm việc thứ ba.	1/2 giờ
Ngày 3  0830-0900	Đoàn chuyên gia họp với Trưởng ban Thư kí trường để thảo luận lịch làm việc trong ngày. Phòng họp sẽ phải huy động cả ngày.	1/2 giờ
	Ghi chú: Ngày làm việc thứ ba được đặt ra với mục đích bổ sung thiếu sót thông tin và xem xét liệu có cá nhân nào chưa gặp được trong 2 ngày trước hay không. Đoàn có thể phải chia nhỏ ra vì những mục đích này.  Thêm một cuộc gặp mặt nữa quan trọng là Buổi làm việc cuối cùng với Hiệu trưởng và một trong các chuyên gia sẽ trình bày ngắn gọn ½ kết quả khảo sát của đoàn. Vì chưa có báo cáo bằng văn bản nên điều quan trọng mà các lãnh đạo nhà trường cần phải nắm rõ là đoàn chỉ nêu ra những mặt mạnh và những vấn đề chính cần cải thiện chất lượng ở thời điểm này chứ không đi vào các chi tiết đang được nghiên cứu. Buổi làm việc này sẽ bao gồm cả việc ký kết Biên bản kết thúc
Cuối buổi khảo sát	Kết thúc phỏng vấn Hiệu trưởng và ký Biên bản kết thúc	1/2 giờ
Ngày 4 Buổi sáng Buổi chiều	Từng chuyên gia hoàn thành báo cáo. Toàn đoàn Thống nhất báo cáo chung. Toàn đoàn

 

Giai đoạn 4: Hoàn thành báo cáo (tháng 5, 2007)

Mỗi nhóm chuyên gia đánh giá ngoài phải chịu trách nhiệm viết báo cáo về từng trường đã tham gia. Trong báo cáo cần phân tích rõ trường đăng kí kiểm định đã đạt được những điều kiện nào trong 10 tiêu chuẩn và 53 tiêu chí như đã nêu trong Nghị định số 14. Sau đó, nhóm chuyên gia cần thảo luận lại báo cáo này với các các trường đã thực hiện đánh giá nhằm đảm bảo độ chính xác về mặt số liệu và hoàn thành báo cáo để trình lên Bộ Giáo dục Đào tạo.

Giai đoạn 5: Trình báo cáo tổng kết lên Bộ Giáo dục và Đào tạo (tháng 6, 2007)

Sau khi hoàn thành báo cáo đánh giá ngoài của 8 trường đai học, CQCA có trách nhiệm trình báo cáo tổng kết lên Bộ Giáo dục và Đào tạo.

 

 

 

 

 

PHẦN II: NHÓM CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ NGOÀI

Chuyên gia đánh giá ngoài là những người đã được tập huấn về quy trình kiểm định chất lượng và có đủ năng lực thực hiện công tác kiểm định này. Nhìn chung, các chuyên gia này cần đảm bảo những điều kiện sau:

·        Có kiến thức và kinh nghiệm về đảm bảo chất lượng giáo dục đại học

·        Có nhiều kinh nghiệm về giáo dục đại học

·        Kinh nghiệm ở những vị trí cao trong công tác giáo dục đại học 

·        Có thành tích giảng dạy tốt

·        Có khả năng lãnh đạo và làm viêc nhóm

·        Có khả năng giao tiếp tốt

·        Có khả năng viết báo cáo hiệu quả

·        Có khả năng đánh giá các hệ thống kiểm định trong nước 

·      Hiểu biết khái quát về tình hình kiểm định chất lượng trên thế giới 

Trong quá trình kiểm định chất lượng, nhóm đánh giá sẽ thực hiện 3 nhiệm vụ sau:

1. Trước khi khảo sát, mỗi thành viên trong nhóm đánh giá sẽ nghiên cứu triệt để báo cáo tự đánh giá của trường và liệt kê những “minh chứng” cần được tìm hiểu trong quá trình khảo sát chính thức.

2. Trong quá trình khảo sát, các chuyên gia đánh giá sẽ tìm kiếm minh chứng để xác nhận tính chính xác của báo cáo tự đánh giá và thu thập thêm dữ liệu nhằm đánh giá và xác định vị thế (cấp bậc) của trường. Việc xác định này đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ cao của chuyên gia.  Trong suốt quá trình khảo sát, các chuyên gia đánh giá sẽ tiếp xúc với các phòng ban khác nhau trong trường, tổ chức thảo luận,  yêu cầu trường cung cấp tài liệu có liên quan và đưa ra kết luận. Tất cả các hoạt động trên đòi hỏi khả năng giao tiếp trực tiếp hiệu quả, giữ được mối quan hệ cá nhân nhưng vẫn khách quan và cởi mở trong quá trình thảo luận. Đôi khi, họ có thể chia thành các nhóm phụ hoặc phải làm việc độc lập và hỗ trợ cho truởng nhóm. Cuối cùng, các thành viên đều phải tập hợp minh chứng một cách hệ thống, rõ ràng và hiệu quả.

 

3. Kết thúc khảo sát, nhóm chuyên gia làm đánh giá tổng hợp về điểm mạnh và điểm yếu của trường mà  mình tham gia đánh giá, ghi lại những căn cứ chứng mình cho kết luận của mình, phác thảo báo cáo đánh giá, đưa ra những điểm cần thảo luận cùng với trường, viết đánh giá cũng như các khuyến nghị riêng trình lên CQCA.

Kiểm định chất lượng được thực hiện theo nhóm và sự thành công của kiểm định sẽ phụ thuộc vào đóng góp của huyên gia đánh giá cũng như sự hợp tác của trường. Công tác kiểm định cần sự đóng góp đáng kể của các thành viên nhóm đánh giá và đặc biệt là Trưởng nhóm

Vai trò của Trưởng nhóm

Trưởng nhóm chịu trách nhiệm hoạch định và tổ chức thực hiện công tác đánh giá tại trường. Trưởng nhóm sẽ là người phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm theo khả năng chuyên môn của từng thành viên ngay trước khi nhóm bắt đầu khảo sát sơ bộ. Đây là trách nhiệm cơ bản của Trưởng nhóm để giúp các thành viên trong nhóm thấy được rằng họ phải quan sát, đánh giá trường trên khía cạnh tổng thể cho dù họ có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể nào đó hoặc được giao nghiên cứu các tiêu chí cụ thể nào; giúp các thành viên hiểu được họ đang làm việc nhóm để hỗ trợ trường và họ cần phải hợp tác, tạo không khí thân thiện trong thời gian làm việc với các trường.

Trách nhiệm của Trưởng nhóm là theo dõi tất cả các thành viên làm việc cùng nhau tận dụng khả năng của từng thành viên, động viên và trao đổi lẫn nhau, từ đó có thể viết được báo cáo dựa trên sư thống nhất ý kiến chung của các thành viên. Trưởng nhóm cũng đóng vai trò chính trong cuộc Họp tổng kết đánh giá. Kết thúc quá trình khảo sát, Trưởng nhóm sẽ đề nghị tập hợp ban lãnh đạo của trường để thông báo một số nhận định quan trọng của nhóm – đó có thể là những lĩnh vực hoặc điểm mạnh của trường cần được cải thiện chất lượng. 

Vai trò của các thành viên

Trước khi tiến hành khảo sát tại các trường, các chuyên gia cần có báo cáo tự đánh giá. Sau khi nghiên cứu toàn bộ báo cáo tự đánh giá, chuyên gia sẽ đánh giá báo cáo này dựa trên các tiêu chí mà Trưởng nhóm đã phân công nhiệm vụ và xây dựng câu hỏi định hướng cho công tác đánh giá. Chú ý mục đích của giai đoạn này trước khi khảo sát thực tế các trường là để xây dựng mô hình làm việc chứ không nhằm đưa ra kết luận 

 

Trong quá trình khảo sát thực tế,mối thành viên sẽ tập trung vào các điểm sau:

·       Hiểu rõ các đặc điểm chung của trường

·        Phân tích tài liệu của trường cung cấp để có được cái nhìn tổng quan

·        Tiến hành thảo luận với các nhóm giảng viên và sinh viên và nếu có thể thì tiến hành thảo luận với từng người một

·        Quan sát và nghiên cứu cơ sở hạ tầng của trường

·       Đánh giá khách quan điểm mạnh và vấn đề mà trường quan tâm (hoặc của một bộ phận trong trường) một cách tổng thể căn cứ vào hệ thống các tiêu chuẩn và tiêu chí  

·      Phân tích các hoạt động của từng ngày với các thành viên trong nhóm, đảm bảo có sự thống nhất chung giữa các thành viên

·        Hợp tác tích cực với trưởng nhóm

 Trong quá trình khảo sát  (Đối với thành viên trong nhóm)

·        Chia sẻ phân tích báo cáo đối với các thành viên khác

·        Thống nhất các vấn đề cần khảo sát thêm

·        Chịu trách nhiệm thu thập minh chứng

·        Tiếp xúc với các đối tượng trong trường như, cán bộ quản lý, giảng viên, cán bộ hành chính và sinh viên cũng như các đối tượng khác như cựu sinh viên và đại diện doanh nghiệp (người sử dụng lao động)

·        Kiểm tra tính xác thực của minh chứng

·       Kiểm tra chéo các nguồn minh chứng khác

·       Đánh giá báo cáo tự đánh giá

 Vào cuối đợt khảo sát (Đối với nhóm)

·      Viết báo cáo (Trưởng nhóm chịu trách nhiệm, nhưng việc thực hiện có thể được phân chia cho thành viên theo sự chỉ đạo và giám sát của Trưởng nhóm)

 ·     Chia sẻ các vấn đề cần quan tâm với Hiệu trưởng của trường

·      Nêu ra các điểm trọng tâm của bản Dự thảo báo cáo vào buổi họp kết thúc đợt đánh giá

·     Nộp bản Dự thảo báo cáo và các nhận xét tới CQCA

Cuối đợt đánh giá, trong buổi họp với Hiệu trưởng của trường, Trưởng nhóm sẽ là người

 cho nhóm với sự hỗ trợ của các thành viên khác

 

* * * * * * * *

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KHẢO SÁT CHÍNH THỨC

Trung bình sẽ tiến hành khảo sát trong 3 ngày tuỳ thuộc vào quy mô và mức độ đa ngành của trường tham gia đánh giá. Kế hoạch khảo sát được thực hiện làm nhiều buổi nhằm mục đích: 

·       Tiếp xúc với nhiều phòng, ban khác nhau của trường

·      Kiểm tra tính chính xác của các minh chứng

·       Khảo sát cơ sở vật chất

·       Thảo luận kín với các nhóm

Trong khi thu thập minh chứng, chuyên gia đánh giá nên sử dụng báo cáo tự đánh giá làm cơ sở chính, ngoài ra còn các dữ liệu bổ sung do trường cung cấp và các nguồn khác thu thập được trong quá trình khảo sát.

Tiếp xúc trực tiếp

Việc tiếp xúc trực tiếp với các phòng, ban , khoa của trường là công tác thu thập thông tin hiệu quả để hiểu hơn về trường cũng như kiểm tra chéo với những thông tin trong báo cáo tự đánh giá. Cần xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm thu thập nhiều thông tin hơn nữa về các vấn đề liên quan đến đánh giá trường. Việc gặp gỡ trao đổi của nhóm với các thành viên trong trường như ban lãnh đạo, cán bộ quản lý, giảng viên, cán bộ hành chính và sinh viên cũng như các thành viên khác ngoài trường như đại diện doanh nghiệp, cựu sinh viên giúp bổ sung thông tin hỗ trợ quá trình đánh giá.

Nhóm đánh giá coi các thông tin thu thập được thông qua tiếp xúc trực tiếp là rất quan trọng. Ở các trường đại học có thể có những người tỏ thái độ không hợp tác nhưng vấn đề này sẽ không ảnh hưởng đến việc nhóm đánh giá đưa ra các đánh giá khách quan.